Każdego dnia zmagamy się z wieloma zadaniami do wykonania; zarówno w pracy, jak i w domu. Z pomocą w codziennych obowiązkach przychodzą nam aplikacje – pozwalają efektownie planować, zapisywać i porządkować ciekawe treści, szukać inspiracji i przesyłać duże pliki innym osobom. Z wielu narzędzi możemy korzystać zarówno za pomocą komputera, jak i telefonu. Przetestowaliśmy kilka z nich i wybraliśmy te, które zostaną z nami na dłużej. Nasz prywatny ranking podzieliliśmy na trzy kategorie – planowanie, porządkowanie i działanie.
PLANOWANIE
Planować własny czas możemy już nie tylko za pomocą kalendarzy, ale również aplikacji i odpowiednich narzędzi. Jest to świetne uzupełnienie dla tradycyjnych metod – możemy ustawić przypomnienia na konkretną datę i godzinę, tworzyć listy zadań do wykonania i porządkować duże projekty, dzieląc się nimi ze współpracownikami.
Trello
Trello to prosta w obsłudze aplikacja do organizowania czasu i zarządzania projektami. Za jej pośrednictwem można tworzyć karty z pomysłami, zadaniami do wykonania oraz planami. Przy poszczególnych zadaniach można pracować samodzielnie lub dodać do nich współpracowników – wszystkie zmiany przez nich nanoszone pojawią się na tablicy w czasie rzeczywistym. Narzędzie ułatwia pracę i komunikację w biurze oraz rozdzielanie zadań pomiędzy pracownikami. W aplikacji tworzy się poszczególne tablice (np. projektu, obowiązków domowych czy książek do przeczytania), które można podzielić na konkretne sekcje – np. do zrobienia, w trakcie oraz zrobione, między którymi przeciągamy nasze notatki. Dzięki czemu zyskujemy większą elastyczność w używaniu narzędzia.
Google Keep
Aplikacja Google Keep służy do tworzenia szybkich notatek, przypomnień i list zadań za pomocą telefonu, tabletu lub komputera. Synchronizuje się z naszym kontem Google, więc nie musimy tworzyć osobnego konta. Istnieje możliwość tworzenia notatek głosowych oraz dodawania zdjęć. Bardzo ciekawy jest wygląd aplikacji, na który mamy spory wpływ – dla każdej notatki możemy przyporządkować odpowiedni kolor, a w ten sposób stworzyć sobie własny system kategorii lub priorytetu. Stare zapiski możemy archiwizować lub całkowicie usunąć, tak samo listy zadań ze wszystkimi odhaczonymi sprawami. Powiadomienia, które ustawiliśmy, mogą powtarzać się w określone dni tygodnia lub miesiąca, lub poinformować nas o czymś tylko raz. Do list zadań można dodać np. innych członków rodziny – wtedy wszyscy mają wgląd w to, co wykonała już reszta.
Todobook
Teraz coś dla osób, które korzystają z przeglądarki internetowej Chrome, do której Todobook jest rozszerzeniem. Narzędzie to pozwala na zwiększenie produktywności, dzięki znacznym ograniczeniu możliwości korzystania z najpopularniejszego serwisu społecznościowego, jakim jest Facebook. Zasada działania jest prosta – tworzymy listę zadań na dany dzień, a Facebook wyświetla ją zamiast newsfeedu. Dostęp do aktualności może być odblokowany dopiero po wykonaniu wszystkich z nich, jednak możemy również ustawić odblokowanie tablicy na kilka minut (1-10 minut) pomiędzy poszczególnymi zadaniami. W ten sam sposób można ograniczyć możliwość przeglądania takich stron jak Youtube, Twitter, Reddit i LinkedIn. To świetne rozwiązanie dla osób, które chcą zmobilizować się do wytężonej pracy, ale mają tendencję do odkładania tego w nieskończoność.
Triplt
Czas na aplikację, która przyda się w podróży. Dzięki niej można zaplanować każdy jej etap (znaleźć odpowiednią bramkę na lotnisku, zrobić odprawę, zorganizować transport do hotelu itd.). W trakcie podróży łatwo sprawdzamy szczegółowe godziny odjazdów konkretnych środków transportu, nanosimy kolejne punkty (np. trasy z miejsca pobytu do muzeów, galerii i innych atrakcji turystycznych). Można udostępnić aplikacji dostęp do maili związanych z rezerwacjami; dzięki temu wszystkie dokumenty znajdą się w jednym miejscu i w odpowiedniej kolejności. Z narzędzia można korzystać również w trybie offline, aby sprawdzić numery rezerwacji i przypomnieć sobie godziny odjazdów.
PORZĄDKOWANIE
Internet to kopalnia inspiracji i pomysłów – wiele z nas każdego dnia natrafia na ciekawe treści, które zapisuje w zakładkach „na później”, ale często już do nich nie wraca. W jaki sposób radzić sobie z porządkowaniem takich informacji, aby nie zaginęły w natłoku innych treści? Jak być na bieżąco z artykułami z ulubionych blogów i stron? Znaleźliśmy kilka aplikacji, które znacznie to ułatwiają.
GetPocket
Aplikacja do zapisywania linków na później. Ktoś mógłby powiedzieć, że z powodzeniem można do tego celu używać zakładek w przeglądarce, ale ta aplikacja ma kilka opcji, które znacznie ułatwiają odnalezienie się w zapisywanych treściach. Przede wszystkim mamy dostęp do swoich linków na dowolnym urządzeniu, na którym zainstalujemy darmową aplikację. Możemy je również odpowiednio posegregować – wystarczy stworzyć tzw. tagi (np. artykuły, szkoła). Zapisane treści wyświetlają się w sposób zoptymalizowany, co sprawia, że przeglądając je za pośrednictwem aplikacji w telefonie, nie zużyjemy wiele danych internetowych.
Feedly
Najnowsze wpisy ze wszystkich ulubionych blogów i stron w jednym miejscu? To możliwe dzięki aplikacji Feedly! Po stworzeniu swojego konta możemy stworzyć kategorie dla ulubionych stron (np. gotowanie, praca, hobby) i zapisywać w nich strony i blogi odpowiadające danej tematyce. Dzięki temu powiadomienia o nowych wpisach na wszystkich obserwowanych stronach dotrą do nas praktycznie od razu – wystarczy codziennie przejrzeć nowości w Feedly. Ta aplikacja jest darmowa w wersji podstawowej, więc jeżeli chcemy korzystać z większej ilości opcji, powinniśmy wykupić dostęp do Feedly pro (jednak przyda się to głównie osobom, które monitorują na bieżąco treści w internecie ze względu na zawód).
OneTab
Kolejne dodatek do Chrome i Firefoxa. Pozwala ono oszczędzić ilość używanej pamięci i zmniejszyć liczbę kart w przeglądarce. Często szukając informacji w internecie, otwieramy mnóstwo stron, które chcemy dokładniej przejrzeć później, w ten sposób tworząc bałagan na pasku przeglądarki i spowalniając jej pracę. Dzięki temu rozszerzeniu możemy o wiele sprawniej poruszać się w kartach odłożonych „na później” – możemy stworzyć kilka grup, nazwać je (np. słowem kluczem dotyczącym celu poszukiwań – meble kuchnia, agencja reklamowa Poznań itd.) i przeciągać pomiędzy poszczególnymi kategoriami. OneTab to narzędzie proste, ale może okazać się nieocenioną pomocą.
Business Card Reader
Business Card Reader to czytnik wizytówek, dzięki któremu możemy szybko przenieść informacje z papierowej wizytówki do swojego telefonu. Wystarczy wgrać zdjęcie wizytówki, a aplikacja sama rozpoznaje litery i segreguje informacje w odpowiednich kategoriach (imię, nazwisko, mail, numery telefonów itd.). W darmowej wersji mamy jednak miejsce tylko na 10 wizytówek; wystarczy jednak zapisać je w książce kontaktów, aby móc dalej z nich korzystać, a zapisane już dane regularnie usuwać. Aplikacja pozwala na utrzymanie większego porządku – można od razu zapisać interesujące nas kontakty, zamiast zbierać wizytówki, które uwielbiają się gubić w najmniej odpowiednim momencie.
DZIAŁANIE
Przetestowaliśmy również narzędzia, które mogą przydać się w codziennej pracy. Dzięki nim możemy sprawdzić poprawność tekstu, skrócić długi link, który chcemy przesłać w mailu, lub przesłać duży załącznik bez obciążania poczty.
WeTransfer
Narzędzie znane wielu osobom, ale warte przypomnienia. Strona służy do przesyłania dużych plików za pomocą poczty mailowej lub odpowiednio wygenerowanego linku (aby wybrać odpowiednią opcję, należy kliknąć niebieski symbol z trzema kropkami). WeTransfer występuje w darmowej, podstawowej wersji, lub jako WeTransfer Plus, który jest już płatny – czasem pojawia się podstrona, na której możemy wybrać, z której wersji chcemy korzystać. W wersji rozszerzonej istnieje możliwość zadecydowania o tym, kiedy plik ma zostać usunięty (w podstawowej można go pobierać jedynie przez tydzień) oraz ochrona za pomocą hasła. Ciekawa jest również oprawa graficzna strony – w tle wyświetlają się grafiki, zdjęcia i animacje wielu autorów, które możemy przeglądać czekając, aż plik wgra się na serwer.
Pinterest to jedno z bardziej znanych narzędzi w naszym zestawieniu, ale warto o nim przypomnieć. Strona jest świetną kopalnią pomysłów i inspiracji – od realizacji różnych materiałów graficznych, poprzez pomysły na samodzielnie wykonane ozdoby. Może okazać się nieocenioną pomocą np. przy planowaniu stoiska na targi lub oprawy ważnego, firmowego szkolenia. Wystarczy wpisać hasło, które nas interesuje (np. wizytówki lub po angielsku – business card) i już możemy przeglądać pomysły wstawione przez ludzi z całego świata. Istnieje również opcja zapisywania znalezionych obrazków i zdjęć – wystarczy stworzyć tematyczne tablice i w nich segregować inspiracje. Pinterest to przydatne narzędzie dla każdego, kto w pracy chce popisać się kreatywnością i świetnymi pomysłami.
CopyChar
Pisanie tekstu potrafi być problematyczne – czasami dużo czasu zajmuje nam szukanie znaków specjalnych, które nie zawsze zresztą występują w foncie, którego akurat używamy. Aby ułatwić ten proces i móc lepiej skupić się na pisaniu, powstała sprytna strona internetowa, która zbiera wszystkie znaki specjalne w kilku kategoriach. Wystarczy kliknąć wybrany symbol, aby go skopiować i sprawnie wkleić do naszego dokumentu. Na stronie symbole podzielone są na te najpopularniejsze (np. punktory czy znak copyright), litery, matematyczne, cyfry, walutowe, ozdobne, strzałki i emotki z serwisu Facebook. Warto wrzucić stronę na pasek z zakładkami w przeglądarce, aby była zawsze pod ręką.
Bit.ly
Chcemy wysłać komuś ważny link, ale po wklejeniu go w okienko wiadomości okazuje się bardzo długi – znany problem? Bit.ly może łatwo temu zaradzić – wystarczy wkleić zbyt długi link w odpowiednie okienko i w mgnieniu oka skraca się on do kilku estetycznie wyglądających znaków. To rozwiązanie bardzo praktyczne i wygodne, ale to nie jedyne przeznaczenie strony – po darmowej rejestracji można wykorzystać jeszcze kilka ciekawych funkcji. Jedną z nich jest dostęp do szczegółowej analizy przesyłanych dalej linków – możemy np. podejrzeć, ile razy został on użyty. Przydatne narzędzie dla osób, które prowadzą profil firmy na portalu społecznościowym i odsyłają swoich fanów do treści na firmowych stronach.
Language Tool
Szybki i łatwy w obsłudze korektor pisowni, który obsługuje aż 26 języków. Oprócz sprawdzania pisowni czuwa również nad interpunkcją. Potrafi wyłapać błędy językowe (np. przy frazie adres zamieszkania – strona zasugeruje nam zamianę na adres lub miejsce zamieszkania) oraz literówki związane z użyciem złej końcówki (wspaniała pomocą zamieni na wspaniałą pomocą). Przydatne narzędzie przy pisaniu dłuższych pism, podań oraz maili – wystarczy wkleić treść w okienko i kliknąć Sprawdź tekst. Language Tool można również zainstalować jako dodatek do przeglądarek Firefox i Chrome – w prawym górnym rogu pojawi się wtedy mała ikonka aplikacji, którą wystarczy kliknąć po zaznaczeniu tekstu w przeglądarce. Po chwili powinno wyskoczyć nam okienko z ewentualnymi błędami.
RescuteTime
W codziennej pracy przy komputerze musimy zmierzyć się z wieloma rozpraszaczami – mała przerwa na social media zamienia się w godzinne scrollowanie Facebooka, a szybki przegląd wiadomości wydłuża się w nieskończoność. Warto nad tym popracować – pierwszym krokiem do tego może być narzędzie RescueTime, które monitoruje twoje działania na komputerze i prezentuje je w postaci czytelnych diagramów. Dzięki temu łatwo możemy wyłapać, ile czasu tak naprawdę poświęcamy na pracę, a ile na mniej istotne aktywności. Program działa w tle na wszystkich urządzeniach, na których go zainstalujemy. Posiada kilka dodatkowych opcji, które pozwalają na kontrolowanie swojej pracy (np. można zablokować możliwość odwiedzania konkretnych stron internetowych przez określony czas). Raz w tygodniu dostajemy na skrzynkę podsumowanie pracy z całego tygodnia – czasami można przerazić się tym, ile czasu zwyczajnie marnujemy.